Nadat je jouw vergadering hebt aangekondigd, kan je deze ook houden via SyndicusOnline. Door je vergadering te houden in Syndicusonline zorg je ervoor dat je de vergadering gestructureerd verloopt. Zo kan je de stemmingen uitvoeren, de dagorde overlopen, de aanwezigheden beheren en automatisch een rapport laten opmaken.

Het starten van een vergadering kan je doen via je overzicht van Algemene Vergaderingen,

of je kan der vergadering starten na het klikken op deze vergadering.

Wanneer je een vergadering hebt gestart heb je tabs:

1. De Aanwezigheden
2. Dagorder

Bij de aanwezigheden kan je aanduiden wie aanwezig is en wie afwezig. Je kan hier ook zien wie een volmacht heeft gegeven of nog een volmacht toevoegen. Je kan deze lijst ook afdrukken (zie voorbeeld) voor mee te nemen in de vergadering.

Wanneer er niet genoeg aanwezigen zijn, zal SyndicusOnline je ook een melding geven hiervan.

Rechtsboven krijg je ook een altijd overzicht van de aanwezigen (samen met de aanwezige aandelen) en de duurtijd van de vergadering.

Bij de dagorde kan je de verschillende vergaderpunten overlopen en stemmingen hierover laten uitvoeren via SyndicusOnline. Houd deze tab open tijdens je vergadering om zo elk punt te overlopen. Per punt krijg je de mogelijkheid om notities toe te voegen die dan automatisch in het verslag komen te staan.

Wanneer een stemming vereist is, krijg je ook een tab voor de stemmingen. De deelnemers kunnen nu via hun eigen inlog deze stemming meevolgen en uitvoeren. Je kan hier ook zelf de stemming ingeven als Syndicus.

Tip: Behoud controle over de stemmingen door de knop Stemmen toegelaten enkel aan te zetten tijdens de stemmingen.

De vergadering afsluiten doe je door te klikken op de Stemming beëindigen (wees gerust, dit is niet definitief. Je kan altijd de stemming en vergadering terug heropenen). Na het afsluiten krijg je het verslag te zien en kan je dit nog aanpassen indien nodig.

Vervolgens ga je het verslag ondertekenen. Dit kan digitaal gedaan worden via SyndicusOnline door de syndicus en door de deelnemers. Klik op Ondertekenen. Wil je handtekeningen opnieuw invoeren, klik dan op Verslag wijzigen.

Ten slotte kan je nog het verslag versturen. Jij en je mede-eigenaars kunnen ook altijd het verslag nog raadplegen en downloaden via SyndicusOnline via Alg. Vergaderingen > Overzicht en vervolgens klik je op de vergadering.