Een vergadering plannen

Via SyndicusOnline kan je jouw algemene vergadering of vergadering van de Raad van mede-eigendom plannen.

Om een vergadering aan te maken klik je links in de menubalk op Alg. Vergadering en vervolgens op Nieuw. Je gaat nu verschillende stappen ondernemen om alle gegevens van je vergadering in te geven.

Hier geef je de type, plaats, datum en titel in van je vergadering. Je kan ook een videomeeting link toevoegen. Je kan dan deze online meeting starten via SyndicusOnline tijdens het starten van de vergadering.

Tip: Is het de eerste vergadering van het jaar, vink dan Controle rechtsgeldigheid aan. SyndicusOnline zal dan automatisch kijken of er 50+1% aanwezigheid is en meer dan de helft van de mede-eigenaars.

Bij dagorde vul je de verschillende vergaderpunten toe. Je hebt hier 3 opties:

1. Manueel een vergaderpunt aanmaken
2. Een standaard vergaderpunt toevoegen
3. Vergaderpunten van een andere vergadering van jouw in SyndicusOnline toevoegen.

De 2 laatste opties kan je selecteren door op de dropdown the klikken van de knop Vergaderpunt toevoegen.

Per vergaderpunt kan je nog bepalen of er gestemd moet worden voor dit punt. Je kan dan de Meerderheidsvereiste kiezen (50%+1, 2/3, …). De standaard vergaderpunten kan je aanpassen en/of toevoegen in je instellingen bij Sjablonen.

Na het toevoegen van je vergaderpunten kan je deze nog ordenen en desnoods afdrukken. Deze vergaderpunten worden opgestuurd bij de uitnodiging.

Bij documenten kan je bestanden uploaden die je al op voorhand wil delen met je deelnemers. Deze documenten kan je dan ook als bijlage meesturen met de uitnodiging.

Deze documenten komen ook in je menupunt Documenten te staan.

Kan er iemand niet aanwezig zijn, kan die een volmacht doorgeven. Voeg hier deze volmachten toe.

Voeg een volmacht toe en selecteer de Volmachtgever en Lasthebber. Je kan hier kiezen tussen een andere mede-eigenaar of een ander persoon.

Bij de uitnodiging kan je dan ook automatisch een volmacht template toevoegen zodat men dit kan ondertekenen. Zie voorbeeld.

Nu gaan we de vergadering aankondigen en de deelnemers uitnodigen.

SyndicusOnline geeft je een standaard template voor de e-mail uitnodiging. Deze kan je nu nog aanpassen indien gewenst.

Onderaan selecteer je nog wat je precies wil meesturen in de bijlage. Vink zeker ook aan dat de aankodiging per e-mail wordt gestuurd. Je kan ook deze uitnodiging afdrukken en per post versturen voor mensen die dit liever niet via e-mail ontvangen.

Wanneer je klikt op Opslaan zal de uitnoding opgeslagen worden maar nog niet verzonden. Wil je deze verzenden, klik je op Aankondigen. Na je de vergadering hebt aangekondigd, krijg je een overzicht van alle deelnemers en kan je per deelname de uitnodiging downloaden. Dit is handig voor degene die dit via post willen ontvangen.

In de tab Briefwisseling kan je dan de verschillende uitnodigingen raadplegen en opvolgen die verzonden zijn.

Wanneer het zover is, ga je via SyndicusOnline je vergadering ook houden. Zo kan je via SyndicusOnline de stemmingen laten verlopen, automatisch een rapport aanmaken, aanwezigheden noteren enzovoort. Lees hier meer over hoe je dat precies doet.