Het komt voor dat in een gebouw de meteropname door een extern bedrijf gebeurt, dat éénmaal per jaar een afrekening maakt en deze naar de syndicus doorstuurt. Daarnaast dien je wel maandelijks voorschotfacturen te betalen, en is er in het geval van stookolie een overschot op het moment van afrekenen.

Om deze facturen correct af te rekenen dien je dit te doen met een bijzondere verdeelsleutel. Ga hiervoor naar Boekhouding > Verdeelsleutels en maak een nieuwe verdeelsleutel. Kies bij de opties voor “Deze sleutel volgt een uitzonderlijke verdeling van de kosten (niet volgens vast patroon)”:

Boek alle facturen die onder één meteropname en - verdeling vallen, onder dezelfde uitzonderlijke verdeelsleutel. Indien je zowel water als stookolie volgens een uitzonderlijke verdeling dient te doen, dien je voor beide nutsvoorzieningen een aparte uitzonderlijke verdeelsleutel aan te maken. De betalingen van die facturen en voorschotten kan je op de gebruikelijke manier afpunten met de facturen/voorschotten.

Op het moment van afrekenen krijg je in de derde stap van de afrekening, na deze op te slaan, de mogelijkheid om bij de verdeelsleutels op jouw uitzonderlijke verdeelsleutel te klikken:

Daarna kan je voor deze sleutel de bedragen invullen per kavel, zoals op de factuur van de leverancier vermeld:

Wanneer je per eigenaar de afrekening bekijkt, wordt dit wat anders weergegeven dan een normale verdeelsleutel: bij de grootboekrekeningen zal bij 'uw aandeel', 'N/A' staan, aangezien we dit niet konden berekenen. Maar bij de som zal het correcte bedrag voor deze kavel staan: