1. Vooreerst dienen alle kavels ingegeven te zijn alsook hun respectievelijke quotiteiten (aandelen). Deze liggen vastgelegd in de basisakte. De som van de quotiteiten moet overeenkomen met de som ingegeven bij de instelling van het gebouw.
2. Daarnaast moeten alle kavels op ieder moment een eigenaar hebben. Geef dus voor ieder kavel enkel een begin- of einddatum van de eigendom in indien het verkocht wordt aan een nieuwe mede-eigenaar.
3. U heb minstens één bankrekening ingegeven voor het werkkapitaal, en indien u het wil gebruiken, ook voor het reservekapitaal.

Indien de VME pas opgestart is, hebt u hiermee alle gegevens voldaan. Er is immers geen werkkapitaal om mee te beginnen, en de mede-eigenaars hebben nog geen schulden bij de VME (of omgekeerd). Maar indien u de boekhouding van een andere syndicus overneemt, zijn er enkele andere stappen te overlopen:

1. Er wordt van uit gegaan dat er geen facturen van het vorige boekjaar dienen betaald te worden.
2. Bij het begin van het boekjaar staat er een specifiek bedrag op de bankrekening van het werkkapitaal & reservekapitaal. Dit bedrag is in feite de som van de schulden tegenover de kavels conform hun aandelen. In stap drie dient u dit zo in te geven.
3. Daarnaast kunnen er achterstallige schulden/vorderingen tegenover de eigenaars zijn. Dit dient u in stap 4 in te geven.