Zoek in deze pagina met Ctrl+f of Command+f om je vraag te vinden.

Hoe voeg ik een nieuwe leverancier toe?

Dit kan je op 2 manieren doen:

• Bij het inboeken van een factuur, kan je een nieuwe leverancier toevoegen
• Ben je een professionele syndicus, dan kan je jouw leverancierslijst consulteren door rechtsboven door te klikken op de naam van je VME en vervolgens op Leveranciers.
• Ben je een vrijwillige syndicus, dan vind je leverancier in de links balk onder Mede-eigendom > Leveranciers. Daar kan je leveranciers toevoegen en aanpassen.

Hoeveel rekeningen kan ik koppelen aan mijn VME?

Je kan zoveel rekeningen koppelen als je wil. Je geeft aan of het om een reserverekening of rekening met betrekking tot werkkapitaal gaat. Reserverekening wordt op de afrekening getoond en je krijgt ook een extra menupunt Reservekapitaal waar je dit kan opvolgen.

Ik heb de boekhouding verwijderd. Kan ik dit ongedaan maken?

Eens je de boekhouding hebt verwijderd, kan deze niet hersteld worden. Je start best een nieuwe boekhouding.

Kan je een boeking verwijderen uit een afrekening?

Nee dat is niet mogelijk. Als je een boeking uit de afrekening wil krijgen, zal je deze op de wachtrekening moeten plaatsen via een diverse boeking.

Kan ik het journaal afdrukken?

Je journaal kan je afdrukken via rapporten.

Wat doe ik met facturen die gesplitst moeten worden over verschillende posten. Kan daar een vaste formule in geplaatst worden of moet ik elke factuur zelf splitsen?

Je zal deze facturen moeten splitsen. Momenteel kan daar geen vaste formule voor geplaatst worden.

Hoe breng ik het bedrag van “vast werkkapitaal” in?

Dit kan je ingeven en bijwerken via het menupunt: Werkkapitaal.

Hoe breng ik het nieuw bedrag van mijn reserve kapitaal in voor dit boekjaar?

Heb je jouw reservefonds reeds geactiveerd? Zo niet, dan gaat SyndicusOnline er vanuit dat er geen reservefonds is.

Indien je een reserverekening wil toevoegen. Instelling > Bankrekeningen > Bankrekening toevoegen.

Vanaf je deze hebt toegevoegd, krijg je het menuput Reservekapitaal te zien waar je dit gedetailleerd kan opvolgen.

Mag mijn boekjaar langer zijn dan een jaar?

Ja dat mag.

Hoe kan ik een grootboekrekening van een boeking aanpassen?

Hiervoor pas je de boeking aan in je journaal.

Journaal > Boeking aanpassen > Grootboekrekening kiezen

Ik zie bepaalde bankafschriften niet meer staan, hoe komt dit?

Hieronder enkele tips om je bankafschrift terug te vinden in journaal:

• Selecteer bovenaan het juiste boekjaar.
• Filter op Financieel Dagboek
• Gebruik de zoekfunctie (deze zoekt naar alle boekingen in het geselecteerde boekjaar).
• Ga naar de volgende pagina indien er meerdere pagina's zijn.
• Vind je deze niet terug, voeg deze dan opnieuw toe.

Kan je in het programma de facturen bijhouden of moet dit buiten het programma?

Bij het inboeken van de facturen kan je het document opladen (sleep je factuur hierheen of klik om het op te laden).

Kan ik een grootboekrekening aanmaken die niet bestaat?

Ja, je kan grootboek rekeningen toevoegen.

1. Ga naar je grootboek.
2. Klik helemaal vanonder op rekening toevoegen.

Kan ik een boekjaar aanmaken van vorig jaar voor openstaande facturen van vorig jaar die dit jaar betaald zijn?

Het is niet mogelijk om een boekjaar aan te maken zonder alle gegevens (facturen, bankafschriften, …). Deze gegevens geef je in bij je beginbalans. Dit doe je via Boekjaren > Klik op het boekjaar > startgegevens.

Kan ik in de toekomst nog zelf grootboekrekeningen toevoegen en hoe kan ik er dan voor zorgen dat ik erop kan boeken of moet dit telkens door jullie aangevinkt worden

Je kan zoveel toevoegen als je wilt en wordt meegenomen in hetzelfde boekjaar. Wij hoeven hiervoor niets te doen. Bij het grootboek scroll je naar onder voor één toe te voegen.

Ik kan bij het inboeken enkel klikken op de leveranciers (waar ik tegenpartij moet ingeven). Daar komen de mede-eigenaars niet op om hun stortingen aan te klikken.

Je moet de bankrekeningen bij de eigenaars ingeven. Dit doe je bij Mede-eigendom > Mede-eigenaars en daar bewerk je de eigenaar en voeg je de Bankrekening toe onder Financiele informatie.

De berekening is fout bij de voorschotten volgens alle aandelen?

Je dient de kavels allemaal een unieke naam te geven anders gaat de berekening fout verlopen.

Hoe kan ik openstaande schulden van eigenaars zien over het reservefonds?

Wanneer je een reserverekening hebt, kan je via het menupunt Boekhouding > Reservekapitaal raadplegen wat iedereen zijn aandeel is in het reservefonds.

Gezien de tool momenteel geen mogelijkheid bevat om die begroting te maken, wat raden jullie aan als methode om die begroting te bekomen op basis van vorige boekjaren?

Je kan naar de afrekening van vorig boekjaar kijken en de verschillende categorieën in het grootboek. Op basis hiervan kan je een inschatting maken van het volgend boekjaar. Eventueel kan je dit bedrag indexeren.

Ik kan de startgegevens van het huidige boekjaar niet aanpassen.

Dit komt omdat je vorig boekjaar nog actief is en de afrekening nog niet gekend is. De startgegevens worden automatisch ingevuld bij afsluiten vorig boekjaar.

Wat is een primaire bankrekening?

De primaire bankrekening is de eerste rekening die wordt getoond in dropdown keuze bij het ingeven van een bankafschrift. Deze kan je selecteren bij het toevoegen van een Bankrekening bij Instellingen.

Ik heb meerdere verdeelsleutels. Hoe voeg ik extra verdeelsleutels toe?

Ga hiervoor naar Boekhouding > Verdeelsleutels > verdeelsleutel toevoegen.

Bij het invoeren van de beginbalans is er iets mis gegaan waardoor sommige kavels een fout saldo hebben. Kan dit nog ergens worden rechtgezet en de beginbalans worden bijgeboekt?

Dit kan je aanpassen door te gaan naar Boekhouding > Boekjaren en dit boekjaar bij te werken. Daar kan je de verschillende startgegevens bijwerken. Let op, je kan enkel de beginbalans aanpassen van het eerste boekjaar in SyndicusOnline. Wil je de beginbalans aanpassen van een later boekjaar, dan zal je de afrekening moeten aanpassen. Daarop wordt namelijk de beginbalans van het volgend boekjaar gebaseerd.

Hoe sluit ik mijn boekjaar af?

Vanaf dat je boekjaar op zijn einde loopt, zal je in je dashboard een melding krijgen om dit te kunnen sluiten. Je zal nu door een stappenplan lopen om dit correct af te sluiten, alsook je eindafrekening op te sturen.

Is het mogelijk om een kost te verdelen over twee boekjaren ? Bijvoorbeeld zoals een blokpolis

Nee dat is niet mogelijk. Je zal de factuur 2 keer moeten inboeken of je splitst de factuur.

Waarom gebruik ik best niet de rekening 'Diverse Boekingen'.

Een diverse boekhouding is later moeilijk te traceren en te begrijpen. Hierdoor raden we dit af.

Ik kan bij het toevoegen van een leverancier maar 1 grootboekrekening kiezen. Wat als een leverancier onder meerdere grootboekrekeningen valt?

Het klopt dat je maar 1 grootboekrekening per leverancier kan kiezen. Je selecteert hier de meest voorkomende grootboekrekening voor deze leverancier. Je kan wel per boeking de grootboekrekening wijzigen.

Waar vind ik een overzicht van alle boekingen van één leverancier?

Dit vind je in je grootboek. Daar krijg je per leverancier een grootboekrekening waar je op kan klikken om alle verrichtingen te zien op deze leverancier.

Wordt er automatisch een nieuw boekjaar gestart bij het beëindigen van een boekjaar?

Ja, bij het afsluiten van het boekjaar, open je automatisch een nieuw.

Is het normaal dat ik per verrichting vermeldt op het bankafschrift, het nummer en datum van afschrift telkens moet herhalen?

Ja dat is normaal. Het programma kijkt namelijk naar elke verrichting en niet per bankafschrift. Het kan zijn dat verrichtingen op het bankafschrift verschillende data hebben. Hierdoor moet dit steeds worden vermeld.

Tip: Koppel je bankrekening met codabox en bespaar tijd.

​

Ik heb verschillende voorschotten met verschillende verdeelsleutels. Ik zou de som van alle voorschotten op 1 betalingsuitnodiging willen. Hoe doe ik dit?

Bij het toevoegen van een voorschot kan je de 1 verdeelsleutel gebruiken voor de berekening. Indien je er meerdere hebt en je wilt deze in 1 keer uitsturen, zal je zelf de berekening moeten maken en de som van alle voorschotten in 1 keer opsturen. Je kan deze som makkelijk maken door het bedrag per verdeelsleutel in te vullen en vervolgens op Berekenen klikken. Je doet dit vervolgens voor de andere voorschotten en verdeelsleutel en telt deze op.

Ik heb een voorschot ontvangen dat betaald is door een derde betaler waardoor de rekening niet is herkend. Hoe kan ik dit oplossen?

Voeg een bankafschrift toe. Kies een nieuwe tegenpartij en voeg het IBAN nummer in en selecteer “andere”. Vervolgens vink je Manueel toewijzen aan en selecteer je de mede-eigenaar.

Het bankafschrift zal nu op de grootboekrekening van de mede-eigenaar komen te staan.

Is het mogelijk om periodieke voorschotten automatisch op te vragen?

Dat kan. Bij het toevoegen van een voorschot kan je kiezen tussen eenmalige en frequente voorschotten (maand, kwartaal of per jaar).

Als ik met voorschotten werk moet ik de verdeling zelf uitrekenen?

Dat moet niet. Je kan het opgevraagde voorschot laten verdelen volgens de verdeelsleutel. Klik op bedrag verdelen volgens verdeelsleutel en vervolgens geef je het totaal bedrag in van je voorschot.

Moeten de eigenaars bij elk maandelijks voorschot een nieuwe gestructureerde mededeling ingeven?

Als je de frequente betalingen automatisch uitstuurt via SyndicusOnline zal er een gestructureerde mededeling op de betalingsuitnodiging staan per periode (maand, kwartaal of jaar).

Als dit niet wordt ingevuld is dat geen probleem.

Ik wil voorschotten per kwartaal opvragen. Hoe doe ik dit?

1. Ga naar Boekhouding > Voorschotten
2. Klik rechtsboven op voorschot toevoegen
3. Selecteer bij frequentie Eénmalig Per Kwartaal
4. Geef het voorschot per kwartaal in.
5. Let op: geef hier niet het jaarlijks voorschot in maar doe het jaarlijks voorschot gedeeld door 4. Bijvoorbeeld vraag je jaarlijks 1000€, geef dan 250€ in.

Ik stuur de aanvraag voor voorschotten op een vast moment maar ik wil nu graag ook een extra voorschot opvragen. Hoe doe ik dit?

Via Voorschotten voeg je een voorschot toe. Bij Frequentie kies je Eénmalig (Onmiddellijk). Het voorschot zal nu toegevoegd worden en de pdf en/of mail wordt opgemaakt. Je kan verschillende voorschotten aanmaken met andere frequenties.

Wanneer worden de voorschotten via mail verstuurd?

De mails worden altijd om 6 uur 's ochtends verstuurd. Ook de mails bij Eénmalig (Onmiddellijk) worden altijd verstuurd om 6 uur.

Let op: Mails worden enkel verstuurd na het activeren van je VME. Deze activatie zorgt ervoor dat jouw mede-eigenaars een registratiemail krijgen waar ze hun account kunnen aanmaken.

Hoe moet ik een betaling van een voorschot dat opgevraagd was in 2023 boeken in de boekhouding van 2024?

Bij de afrekening van 2023 is dit niet betaalde voorschot normaal verrekend. Dit gestorte bedrag is een extra betaling van de eigenaar en kan je gewoon als bankafschrift inboeken. Dit zal dan op de grootboekrekening komen van de mede-eigenaar.

Hoe kan ik handmatig een pdf uitsturen voor het betalen van een voorschot?

Bij voorschotten kan je bij de reeds opgevraagde voorschotten alle betalingsuitnodigingen downloaden in 1 pdf via het pdf icoon.

Je kan ook per mede-eigenaar de PDF van de betalingsuitnodiging downloaden. Dit doe je in je Journaal en klikt vervolgens op de boodschap van het voorschot in de lijst. Daar kan je dan op downloaden klikken voor de PDF.

Wat doe ik als er iemand te veel heeft betaald voor zijn voorschot?

Je geeft dit bankafschrift in en dit zal geboekt worden op de grootboekrekening van de eigenaar. Je moet hier in principe niets meer mee doen. In de afrekening zal er rekening worden gehouden dat deze eigenaar te veel heeft betaald.

Kan ik lopende voorschotten aanpassen gedurende het jaar?

Ja dat kan. Als je voor frequente voorschotten kiest, kan je deze aanpassen. De reeds opgevraagde voorschotten kunnen niet meer gewijzigd worden.

Ik vraag een voorschot op voor het reservefonds. Komt er in de uitnodiging mail of pdf een vermelding met dat dit voorschot voor het reservefonds is?

Ja er wordt meegegeven dat het voorschot voor het reservefonds is in de PDF versie. In de mailtemplate kan je het altijd toevoegen voor de duidelijkheid aangezien het niet standaard wordt opgenomen.

Controleer wel of het rekeningnummer bij je instellingen > Bankrekeningen als reservefondsrekening is aangeduid. Dit kan je doen door de rekening bij te werken daar.

Kan ik het overzicht voor de syndicus bij de afrekening afdrukken?

Dat gaat momenteel niet. Je kan wel via je browser een het overzicht afdrukken via Ctrl+P of Command+P.

Voorschotten van het reservekapitaal zijn niet zichtbaar op overzicht van de afrekening?

Voorschotten en overzicht werkkapitaal wordt wel opgenomen in de individuele afrekening van de eigenaars.

Bij de afrekening komt het beginsaldo niet overeen met de startgegevens van de mede-eigenaars in de boekhouding. Hoe zet ik dit recht?

Ga naar de individuele afrekening en kijk alle boekingen na (waaronder ook de voorschotten). Hierdoor kan er een verschil zijn.

Kan ik de afrekening corrigeren nadat ik deze definitief heb gemaakt?

Dat is niet mogelijk.

Ik wil mijn afrekeningen doen per half jaar of een andere periode is dit mogelijk?

In Syndicus Online kan je enkel je afrekening doen per boekjaar. Los dit op door voorschotten meermaals te vragen en baseer deze op voorgaand jaar. Zo zorg je ervoor dat de afrekening zo laag mogelijk blijft.

Hoe werkt de huurdersafrekening?

SyndicusOnline kan automatisch een afrekening maken van alle kosten die te verhalen zijn bij de huurder. Zo dien je deze berekeningen niet zelf uit te voeren en kan je als eigenaar een gedetailleerd overzicht voorzien.

Je kan dit instellen via Mede-eigendom > Mede-eigenaars. Bewerk de mede-eigenaar en ga naar Financiële informatie. Daar kan je aanvinken dat de kosten voor de huurder weergegeven moeten worden.

Ik werk met bankafschriften via Codabox en mijn verdeelsleutel wordt niet automatisch gekozen.

Als je bankafschriften via Codabox gebruikt, moet je handmatig de verdeelsleutel selecteren en opslaan.

Kan je via codabox bankafschriften uit het verleden ophalen?

Neen, je kan geen bankafschriften uit het verleden ophalen. Enkel als je al klant was bij Codabox kan dit.

De boekhouding is niet in evenwicht en we willen bankafschriften importeren via Codabox. Hoe kan ik dit oplossen?

Via het overzicht van de bankrekeningen kan je de lijst van transacties consulteren en de details van het codabestand. Gelieve te consulteren of er een bankafschrift te veel of te weinig is opgenomen.

Ik mijn codabox deactiveren. Hoe doe ik dat?

Wanneer je via Codabox dit deactiveerd, zal het ook automatisch bij SyndicusOnline afgezet worden.

Als ik mijn oude rekening archiveer en een nieuwe toevoeg bij dezelfde account bij Codabox, moet ik buiten deze rekening in SyndicusOnline toevoegen nog iets doen?

Bij instellingen kan je je codabox best nog eens ophalen voor de laatste gegevens maar voor de rest moet je niks doen als de codabox al actief was op de vorige rekening bij SyndicusOnline