FAQ's BOEKHOUDING

Zoek in deze pagina met Ctrl+f of Command+f om je vraag te vinden.


Ik krijg een melding van een onbetaalde factuur in het platform ondanks dat ik betaald heb?

Indien je niet online via het platform hebt betaald, moeten wij deze handmatig controleren. Contacteer ons via de chat en wij helpen je hiermee verder.

Ik heb een factuur afgepunt als factuur van vorig boekjaar maar wou het afpunten als afschrift. Kan ik dit rechtzetten?

Hieronder vind je verschillende troubleshoots die voor een oplossing kunnen zorgen:

  • Wijzig de factuur en/of bankafschrift wijzigen en sla deze terug op. De afpunting zal ongedaan gemaakt worden.
  • Indien je enkel een vergrootglas te zien krijgt, dien je eerst het vorig boekjaar opnieuw te openen om aanpassingen uit te voeren.
  • Indien de afrekening reeds gepubliceerd is, kan het ook zijn dat je de wijziging niet kan doorvoeren. Hiervoor moet de afrekening ongedaan gemaakt worden. Contacteer ons via de chat en wij helpen je hiermee verder. Let op, normaliter mag een gepubliceerde afrekening niet gewijzigd worden.

Hoe voeg ik een nieuwe leverancier toe?

Dit kan je op 2 manieren doen:

  • Bij het inboeken van een factuur, kan je een nieuwe leverancier toevoegen
  • Rechtsboven door te klikken op de naam van je VME en vervolgens op Leveranciers. Daar kan je jouw leverancierlijst consulteren en nieuwe toevoegen
  • Voor vrijwillige syndici vind je leverancier in de links balk. Daar kan je leveranciers toevoegen/aanpassen.

Mijn boekjaar is afgesloten maar er zijn facturen van vorig boekjaar die pas dit jaar betaald zijn. Hoe geef ik de betaling in?

Bij het afpunten van de betaling of een factuur kan je meegeven dat deze betaald of ingegeven is in het vorig boekjaar waardoor dit weggewerkt wordt. Klik op boekingen afpunten en vervolgens in de dropdown op inboeken als betaling van een factuur van vorig boekjaar.

Hoeveel rekeningen kan ik koppelen aan mijn VME?

Je kan zoveel rekeningen koppelen als je wil. Je geeft aan of het om een reserverekening of rekening met betrekking tot werkkapitaal gaat. Reserverekening wordt op de afrekening getoond.

De batige saldo's (positieve) van vorig boekjaar heb ik teruggestort aan de eigenaars maar deze zijn niet meegenomen in de afrekening. Moet ik deze als bankafschrift boeken en vervolgens aanduiden als “betaling aan een mede-eigenaar”?

Je kan de betalingen boeken onder betaling van vorig boekjaar. Gelieve na te kijken of boekingen de juiste tekens (-of +) hebben.

Ik heb de boekhouding verwijderd. Kan ik dit ongedaan maken?

Eens je de boekhouding hebt verwijderd, kan deze niet hersteld worden. Je start best een nieuwe boekhouding.

Kan je een boeking verwijderen uit een afrekening?

Ja, de boeking kan verwijderd worden zodat deze niet wordt afgerekend aan de eigenaren. De boeking wordt echter niet verwijderd uit het journaal.

Kan ik het journaal afdrukken?

Je journaal kan je afdrukken via de afrekening.

Ik wil een factuur graag verdelen onder de verschillende mede-eigenaars. Hoe doe ik dat?

Bij het toevoegen van de factuur kan je kiezen om deze verdeling te doen aan de hand van een verdeelsleutel. Heb je geen verdeelsleuten, kan je deze factuur splitsen nadat je deze hebt toegevoegd.

Wat doe ik met facturen die gesplitst moeten worden over verschillende posten. Kan daar een vaste formule in geplaatst worden of moet ik elke factuur zelf splitsen?

Je zal deze facturen moeten splitsen. Momenteel kan daar geen vaste formule voor geplaatst worden.

Ik wil een schadegeval ingeven waar wij als VME de verzekeringsfranchise moeten betalen. Waar kan ik dat in de boekhouding inbrengen?

Een schadegeval zelf kan niet je ingeven. Je kan dit wel oplossen door een factuur en creditnota in te geven.

Ik heb een ex-eigenaar die een schuld heeft. De ex-eigenaar staat niet in mijn lijst van mede-eigenaars. Hoe voeg ik deze schuld toe?

Je gaat deze deze mede-eigenaar eerst toevoegen met een specifieke begin- en einddatum. Vervolgens voegen we de schuld toe in de boekhouding. Dit doen we zo:

  1. Ga naar Boekhouding > Boekjaar.
  2. Pas het boekjaar aan.
  3. Ga naar startgegevens mede-eigenaars en voeg je het bedrag toe bij de ex-eigenaar.

Bij de verdeelsleutels zou ik ook een onderdeel willen voor “Individuele kosten”. Maar wat breng ik dan in bij de eigenaars qua aandelen. De verhouding bij deze individuele kosten is immers 1/1.

Bij ingeven van een factuur kan je bij verdeelselutel 'privé aanrekenen' kiezen.

Hoe breng ik het bedrag van “vast werkkapitaal” in?

Momenteel is dit niet mogelijk. Contacteer ons via de chat of via support@syndicusonline.com

Hoe breng ik het nieuw bedrag van mijn reserve kapitaal in voor dit boekjaar?

Heb je jouw reservefonds reeds geactiveerd? Zo niet, dan gaat SyndicusOnline er vanuit dat er geen reservefonds is.

Indien je een reserverekening wil toevoegen. Instelling > Bankrekeningen > Bankrekening toevoegen.

Mag mijn boekjaar langer zijn dan een jaar?

Ja dat mag.

Wat zijn de tekens in het journaal?

  • ❌ = nog niet in eindafrekening
  • ✅= in orde en komt in eindafrekening
  • - = komt niet in eindafrekening

Hoe kan ik een grootboekrekening van een boeking aanpassen?

Hiervoor pas je de boeking aan in je journaal.

Journaal > Boeking aanpassen > Grootboekrekening kiezen

Ik zie bepaalde bankafschriften niet meer staan, hoe komt dit?

Hieronder enkele tips om je bankafschrift terug te vinden in journaal:

  • Selecteer bovenaan het juiste boekjaar.
  • Gebruik de zoekfunctie (deze zoekt naar alle boekingen in het geselecteerde boekjaar).
  • Ga naar de volgende pagina indien er meerdere pagina's zijn.
  • Vind je deze niet terug, voeg deze dan opnieuw toe.

Kan je in het programma de facturen bijhouden of moet dit buiten het programma?

Bij het inboeken van de facturen kan je het document opladen (sleep je factuur hierheen of klik om het op te laden).

Ik krijg de melding “De datum van de boeking valt buiten de periode”. Hoe moet ik hiermee omgaan?

Als je een factuur van een voorgaande periode of niet geactiveerde periode ingeeft, kan je deze melding krijgen. Selecteer hier de juiste periode.

Ik wil graag een factuur splitsen over meerdere posten. Hoe doe ik dit?

Je boekt deze factuur eerst in op 1 post. Vervolgens splits je deze factuur en zet je deze over meerdere posten.

Hoe moet ik de betalingen omtrent saldo afrekening van mede-eigenaars afpunten?

  1. Ga naar je Journaal.
  2. Klik op Boekingen afpunten.
  3. Selecteer in de dropdown inboeken als betaling van/naar mede-eigenaar.
  4. Klik op uitvoeren.

Kan ik een grootboekrekening aanmaken die niet bestaat?

Ja, je kan grootboek rekeningen toevoegen.

  1. Ga naar je grootboek.
  2. Klik helemaal vanonder op rekening toevoegen.

Mede-eigenaars hebben zowel voorschotten van reservekapitaal en werkkapitaal op de werkrekening gestort. Hoe kan ik dit wegwerken?

Stort het bedrag terug aan de mede-eigenaars en vraag het op de juiste rekening over te maken zodat je correct dit kan verwerken.

Indien een boeking toch op verkeerde rekening is uitgevoerd, kan je een transfer uitvoeren tussen de rekeningen om dit correct te zetten:

  1. Je selecteert bij het ingeven van de bankschrift bij tegenpartij de rekening van de VME in waar je de transfer op doet.
  2. Vervolgens geef je nog een bankafschrift in voor het inkomend bedrag in op de ontvangende rekening.
  3. Je punt de 2 bankafschriften af.

Kan ik een boekjaar aanmaken van vorig jaar voor openstaande facturen van vorig jaar die dit jaar betaald zijn?

Het is niet mogelijk om een boekjaar aan te maken zonder alle gegevens (facturen, bankafschriften, …).

Bij het afpunten kan je de betaling ingeven als Inboeken als betaling van ene factuur van vorig boekjaar. Deze factuur zit dan in de afrekening van vorig jaar en is al afgerekend.

Kan ik in de toekomst nog zelf grootboekrekeningen toevoegen en hoe kan ik er dan voor zorgen dat ik erop kan boeken of moet dit telkens door jullie aangevinkt worden

Je kan zoveel toevoegen als je wilt en wordt meegenomen in hetzelfde boekjaar. Wij hoeven hiervoor niets te doen.

Ik heb nog een openstaande schuld naar een leverancier van een vorig boekjaar maar ik heb dit boekjaar niet staan in mijn Syndicus Online. Hoe voeg ik deze schuld toe?

Zijn de facturen betaald van het vorig boekjaar, dan heb je geen probleem. Zijn deze facturen nog niet afgerekend , boek dan deze schuld handmatig in het nieuw boekjaar.

Ik kan bij het inboeken enkel klikken op de leveranciers (waar ik tegenpartij moet ingeven). Daar komen de mede-eigenaars niet op om hun stortingen aan te klikken.

Je moet de bankrekeningen bij de eigenaars elks ingeven. Of je geeft gewoon het ibannummer in van de tegenpartij in (zonder kennis van welke mede-eigenaar), bij het afpunten met een voorschotopvraging wordt dit dan automatisch gekoppeld aan de mede-eigenaar die de huidige eigenaar is van de kavel.

Foute berekening van de voorschotten volgens alle aandelen?

Je dient de kavels allemaal een unieke naam te geven anders gaat de berrekening fout verlopen.

Hoe kan ik openstaande schulden van eigenaars zien over het reservefonds?

Wanneer je een reserverekening hebt, is het enkel mogelijk om de totale schuld te zien ten opzichte van het werkkapitaal en reservefonds. Je kan wel je voorschotten raadplegen via Boekhouding > Voorschotten om te zien hoeveel je gevraagd hebt voor het reservefonds en of deze al betaald zijn.

Gezien de tool momenteel geen mogelijkheid bevat om die begroting te maken, wat raden jullie aan als methode om die begroting te bekomen op basis van vorige boekjaren?

Je kan naar de afrekening van vorig boekjaar kijken en de verschillende categorieën in het grootboek. Op basis hiervan kan je een inschatting maken van het volgend boekjaar. Eventueel kan je dit bedrag indexeren.

Ik kan de startgegevens van het huidige boekjaar niet aanpassen.

Dit komt omdat je vorig boekjaar nog actief is en de afrekening nog niet gekend is. De startgegevens worden automatisch ingevuld bij afsluiten vorig boekjaar.

Kan je een afpunting ongedaan maken?

Ja dat kan door 1 van de betrokken boekingen te wijzigen. Journaal > bankafschrift/factuur.

Pas op, dit kan enkel als:

  1. Deze nog niet is afgerekend.
  2. Je boekjaar nog actief is.

Kan ik een betaling van een voorschot afpunten ten opzichte van het voorschot als de eigenaar niet het exacte bedrag betaald?

Dat is momenteel niet mogelijk. Je zal dan je voorschot moeten aanpassen naar het bedrag op het bankafschrift.

Bijvoorbeeld: bankafschrift is € 100 en voorschot ingebracht als € 50.

Wat is een primaire bankrekening?

De primaire bankrekening, is de eerste rekening die wordt getoond in dropdown keuze bij het ingeven van een bankafschrift. Deze kan je selecteren bij het toevoegen van een Bankrekening bij Instellingen.

Hoe boek ik een transfer tussen mijn rekeningen (bijvoorbeeld van een werkrekening naar een reserverekening)

  1. Je selecteert bij het ingeven van de bankschrift bij tegenpartij de rekening van de VME in waar je de transfer op doet.
  2. Vervolgens geef je nog een bankafschrift in voor het inkomend bedrag in op de ontvangende rekening.
  3. Je punt de 2 bankafschriften af.

Ik wil graag een extra periode toevoegen.

Dit is niet mogelijk in SyndicusOnline. Los dit op door voorschotten meermaals te vragen en baseer deze op voorgaand jaar.  Zo zorg je ervoor dat de afrekening zo laag mogelijk blijft.

Ik heb meerdere verdeelsleutels. Hoe voeg ik extra verdeelsleutels toe?

Ga hiervoor naar Boekhouding >  Verdeelsleutels > verdeelsleutel toevoegen.

Bij het invoeren van de beginbalans is er iets mis gegaan waardoor sommige kavels een fout saldo hebben. Kan dit nog ergens worden rechtgezet en de beginbalans worden bijgeboekt?   Dit kan je aanpassen door te gaan naar Boekhouding > Boekjaren en dit boekjaar bij te werken. Daar kan je de verschillende startgegevens bijwerken. Let op, je kan enkel de beginbalans aanpassen van het eerste boekjaar in SyndicusOnline. Wil je de beginbalans aanpassen van een later boekjaar, dan zal je de afrekening moeten aanpassen. Daarop wordt namelijk de beginbalans van het volgend boekjaar gebaseerd.

Hoe sluit ik mijn boekjaar af?

Ga naar Boekhouding > Boekjaren en bewerk vervolgens het boekjaar. Klik dan op Opnieuw afsluiten.

VOORSCHOTTEN

Ik heb verschillende voorschotten met verschillende verdeelsleutels. Ik zou de som van alle voorschotten op 1 betalingsuitnodiging willen. Hoe doe ik dit?

Bij het toevoegen van een voorschot kan je de 1 verdeelsleutel gebruiken voor de berekening. Indien je er meerdere hebt en je wilt deze in 1 keer uitsturen, zal je zelf de berekening moeten maken en de som van alle voorschotten in 1 keer opsturen. Je kan deze som makkelijk maken door het bedrag per verdeelsleutel in te vullen en vervolgens op Berekenen klikken. Je doet dit vervolgens voor de andere voorschotten en verdeelsleutel en telt deze op.

Ik wil een voorschot afpunten van een mede-eigenaar. Het voorschot is betaald door een derde betaler waardoor de rekening niet is herkend. Hoe kan ik dit oplossen?

Indien de rekening niet wordt herkend, moet je bij het voorschot in het journaal de eigenaar wijzigen.

Ik heb de bedragen ingevuld bij voorschotten en ingegeven dat deze maandelijks moeten worden opgevraagd. Hoe moet ik deze afpunten ?

Voorschotten komen in het journaal. Na de ontvangst van betaling geef je dit in als bankafschrift en kan je vervolgens deze afpunten.

Indien je met de integratie van codabox zou werken, kunnen de bankafschriften automatisch geïmporteerd worden.

Is het mogelijk om automatisch iedereen een herinnering te sturen voor het betalen van een voorschot?

Dat is mogelijk.

  1. Ga naar je Voorschotten
  2. Klik onder reeds opgevraagde voorschotten op het voorschot waar je graag een herinnering voor wil sturen.
  3. Klik vervolgens rechtsboven op acties en selecteer Stuur een herinnering voor alle niet betaalde boekingen.

Is het mogelijk om periodieke voorschotten automatisch op te vragen?

Dat kan. Bij het toevoegen van een voorschot kan je kiezen tussen eenmalige en frequente voorschotten (maand, kwartaal of per jaar).

Als ik met voorschotten werk moet ik de verdeling zelf uitrekenen?

Dat moet niet. Je kan het opgevraagde voorschot laten verdelen volgens de verdeelsleutel. Klik op bedrag verdelen volgens verdeelsleutel en vervolgens geef je het totaal bedrag in van je voorschot.

Is het mogelijk om een betaling automatisch af te punten als voorschot?

Dat is mogelijk. Ga naar journaal en kies rechtsboven op Boekingen Afpunten. Kies vervolgens in de dropdown voor Bankafschrift direct inboeken als voorschot.

Moeten de eigenaars bij elk maandelijks voorschot een nieuwe gestructureerde mededeling ingeven?

Als je de frequente betalingen automatisch uitstuurt via SyndicusOnline zal er een gestructureerde mededeling op de betalingsuitnodiging staan per periode (maand, kwartaal of jaar).

Als dit niet wordt ingevuld is dat geen probleem. Op basis van het bedrag en rekeningnummer van de betaler gaan we suggesties doen voor de afpunting.

Ik wil voorschotten per kwartaal opvragen. Hoe doe ik dit?

  1. Ga naar Boekhouding > Voorschotten
  2. Klik rechtsboven op voorschot toevoegen
  3. Selecteer bij frequentie Eénmalig Per Kwartaal
  4. Geef het voorschot per kwartaal in.
  5. Let op: geef hier niet het jaarlijks voorschot in maar doe het jaarlijks voorschot gedeeld door 4. Bijvoorbeeld vraag je jaarlijks 1000€, geef dan 250€ in.

Ik stuur de aanvraag voor voorschotten op een vast moment maar ik wil nu graag ook een extra voorschot opvragen. Hoe doe ik dit?

Via Voorschotten voeg je een voorschot toe. Bij Frequentie kies je Eénmalig (Onmiddellijk). Het voorschot zal nu toegevoegd worden en de pdf en/of mail wordt opgemaakt. Je kan verschillende voorschotten aanmaken met andere frequenties.

Wanneer worden de voorschotten via mail verstuurd?

De mails worden altijd om 6 uur 's ochtends verstuurd. Ook de mails bij Eénmalig (Onmiddellijk) worden altijd verstuurd om 6 uur.

Let op: Mails worden enkel verstuurd na het activeren van je VME. Deze activatie zorgt ervoor dat jouw mede-eigenaars een registratie mail krijgen waar ze hun account kunnen aanmaken.

Hoe moet ik een betaling van een voorschot dat opgevraagd was in 2023 boeken in de boekhouding van 2024?

Dit doe je bij het afpunten van de boeking. Bij het afpunten van een boeking kan je in de dropdown kiezen voor inboeken als betaling als een voorschot te kiezen.

Hoe kan ik handmatig een pdf uitsturen voor het betalen van een voorschot?

Bij voorschotten kan je bij de reeds opgevraagde voorschotten alle betalingsuitnodigingen downloaden in 1 pdf via het pdf icoon.

Je kan ook per mede-eigenaar de PDF van de betalingsuitnodiging downloaden. Dit doe je in je Journaal en klikt vervolgens op de boodschap van het voorschot in de lijst. Daar kan je dan op downloaden klikken voor de PDF.

Wat doe ik als er iemand te veel heeft betaald voor zijn voorschot?

Als iemand te veel heeft betaald, kan je deze niet afpunten. Je kan wel het voorschot verhogen zodat je het kan afpunten of het te veel bedrag terug overschrijven en verwerken.

Kan ik voorschotten afpunten met verschillende bankafschriften als som overeenkomt?

Het is enkel mogelijk om:

  • Eén voorschot af te punten met meerdere bankafschriften.
  • meerdere voorschotten met 1 bankafschrift.

Heb je meerdere voorschotten die je wil afpunten met verschillende bankafschriften, kan je best het voorschot of bankafschrift gaan splitsen. Daarna kan je dan 1 op 1 deze afpunten.

Kan ik lopende voorschotten aanpassen gedurende het jaar?

Ja dat kan. Als je voor frequente voorschotten kiest, kan je deze aanpassen. De reeds opgevraagde voorschotten kunnen niet meer gewijzigd worden.

Ik vraag een voorschot op voor het reservefonds. Komt er in de uitnodiging mail of pdf  een vermelding met dat dit voorschot voor het reservefonds is?

Ja er wordt meegegeven dat het voorschot voor het reservefonds is in de PDF versie. In de mailtemplate kan je het altijd toevoegen voor de duidelijkheid aangezien het niet standaard wordt opgenomen.

Controleer wel of het rekeningnummer bij je instellingen > Bankrekeningne als reservefondsrekening is aangeduid. Dit kan je doen door de rekening bij te werken daar.

AFREKENINGEN

Kan ik het overzicht voor de syndicus bij de afrekening afdrukken?

Dat gaat momenteel niet. Je kan wel via je browser een het overzicht afdrukken via Ctrl+P of Command+P.

Voorschotten van het reservekapitaal zijn niet zichtbaar op overzicht van de afrekening?

Voorschotten en overzicht werkkapitaal wordt wel opgenomen in de individuele afrekening van de eigenaars.

Bij de afrekening komt het beginsaldo niet overeen met de startgegevens van de mede-eigenaars in de boekhouding. Hoe zet ik dit recht?

Ga naar de individuele afrekening en kijk alle boekingen na (waaronder ook de voorschotten). Hierdoor kan er een verschil zijn.

Kan ik de afrekening corrigeren na opslaan?

Na het opslaan van de afrekening kan je deze nog corrigeren. Als je deze hebt gepubliceerd kan je dit niet meer doen. Opslaan en publiceren zijn twee verschillende stappen

De overdracht van het boekjaar komt niet in de afrekening.

De boekjaren dienen te worden afgesloten voor de afrekening anders verkrijg je foutieve afrekening. Indien je de afrekening hebt gemaakt voor afsluiten van boekjaren, dien je bij de laatste afrekening een opmerking toe te voegen dat er een correctie is.

Ik wil mijn afrekeningen doen per half jaar of een andere periode is dit mogelijk?

In Syndicus Online kan je maar werken met 1 periode. Los dit op door voorschotten meermaals te vragen en baseer deze op voorgaand jaar.  Zo zorg je ervoor dat de afrekening zo laag mogelijk blijft.

CODABOX

Ik werk met bankafschriften via Codabox en mijn verdeelsleutel wordt niet automatisch gekozen. 

Als je bankafschriften via Codabox gebruikt, moet je handmatig de verdeelsleutel selecteren en opslaan. 

Kan je via codabox bankafschriften uit het verleden ophalen?

Neen, je kan geen bankafschriften uit het verleden ophalen. Enkel als je al klant was bij Codabox kan dit.

De boekhouding is niet in evenwicht en we willen bankafschriften importeren via Codabox. Hoe kan ik dit oplossen?

Via het overzicht van de bankrekeningen kan je de lijst van transacties consulteren en de details van het codabestand. Gelieve te consulteren of er een bankafschrift te veel of te weinig is opgenomen.

Ik mijn codabox deactiveren. Hoe doe ik dat?

Wanneer je via Codabox dit deactiveerd, zal het ook automatisch bij SyndicusOnline afgezet worden.

faqs_boekhouding.txt · Laatst gewijzigd: 2024/05/31 08:42 door thomastyteca