Zoek in deze pagina met Ctrl+f of Command+f om je vraag te vinden.

Kan ik de stemming van de Algemene Vergadering via SyndicusOnline doen?

Dat kan. Je vinkt in de dagorde bij vergaderpunten aan dat er hiervoor een stemming moet gebeuren. Vervolgens gaan mede-eigenaars via het platform kunnen stemmen.

Kan ik mijn Algemene Vergadering offline uitvoeren? 

Dat is niet mogelijk, het platform vereist een internetverbinding.   Het is mogelijk om een algemene vergadering hybride te houden, waardoor niet elke deelnemer online aanwezig hoeft te zijn. In dit geval moet de syndicus wel online zijn voor het gebruik van het programma.

Je kan altijd de dagorde afdrukken en stemmingen noteren. We raden wel aan om de Algemene vergadering via het platform te laten lopen. Zo kan iedereen nadien bij op de software tekenen en krijg je automatisch een verslag.

Een mede-eigenaar heeft meerdere volmachten? Kan de mede-eigenaar in één keer voor alle mede-eigenaars digitaal stemmen waarvoor hij volmacht heeft? 

Dat is mogelijk! De mede-eigenaar moet inloggen in SyndicusOnline en daar de vergadering meevolgen. Daar kan hij/zij dan voor zichzelf en voor zijn/haar volmachten stemmen. 

Ter info:  Niemand mag meer dan drie volmachten hebben. Je mag eventueel meer dan 3 volmachten hebben als het totaal van de stemmen waarover je zelf beschikt en deze van uw volmachtgevers, niet meer bedragen dan 10% van het totaal aantal stemmen dat toekomt aan alle kavels van de mede-eigendom. Wanneer een deelnemer een groter aantal stemmen heeft dan het totaal van de stemmen, wordt er gewerkt met stemreductie. Deze stemmingen kan je best buiten SyndicusOnline houden.

Om een datum van een algemene vergadering te bepalen werken we met een Doodle. Kunnen we dit nog automatiseren? 

Momenteel is er geen extra integratie hiervoor. Wel kan je een doodle link aanmaken om deze dan in je uitnodiging te zetten van je algemene vergadering. Wanneer je dan een datum hebt gevonden, bewerk je de algemene vergadering en zet je deze op de juiste datum.

Stemreductie, hoe werkt dit juist in SyndicusOnline?

Er mag niet een persoon meer aandelen hebben dan de som van de rest van de aanwezige aandelen op de vergadering. Dit aandeel wordt dus altijd gelijkgesteld aan de som van de andere aanwezige aandelen indien deze lager is. Het programma zorgt automatisch dat hieraan wordt voldaan.

Is het mogelijk om het forum te deactiveren?

Dat kan. Je gaat naar Gebouw > Instellingen > Toegangsrechten en vinkt Forum inkijken uit.

Hoe kan ik nakijken of mijn mails zijn verzonden?

• Alle communicatie: je kan een overzicht krijgen van alle verstuurde mails door te klikken op de groene knop met jouw naam en vervolgens E-mailinstellingen. Daar kan je dan in de tab Logs de historiek zien.
• Communicatie naar alle mede-eigenaars: je kan ook enkel de communicatie tussen jouw en de mede-eigenaars raadplegen via Briefwisseling > Instellingen > Logs.
• Communicatie naar 1 mede-eigenaar: wil je de communicatie naar 1 specifieke eigenaar zien, ga je naar Mede-eigenaars > klik op de naam van de eigenaar > Briefwisseling.

Welke berichten komen er allemaal in mijn “postvak in”?

Hier komen de antwoorden op mails die via het programma worden uitgestuurd. Denk bijvoorbeeld aan antwoorden op de mail met een uitnodigingen voor het betalen van een voorschot.

​Als vrijwillige syndicus kan ik het forum niet zien? Hoe kan ik dit zien? 

Het forum is enkel beschikbaar via de eigenaarspagina. Je kan dit bekijken via de knop eigenaarsportaal bij berichten.

Waarom staat een e-mail adres op ongeldig?

Dit komt omdat het e-mail adres niet correct is of wanneer de mails die verstuurd worden vanuit SyndicusOnline deze mails niet aankomen (of worden gebounced). Dit kan door een volle inbox, doordat de mail telkens in spam of ongewenste mail terecht komt, problemen met de mailserver, …

Een mede-eigenaar staat op uitgeschreven. Wat betekent dit?

​De mede-eigenaar heeft zich uitgeschreven op de mails. Hij/zij zal enkel mails krijgen omtrent voorschotten van de Syndicus. Mails omtrent berichten, meldingen, enzovoort worden niet verstuurd.

Hoe maak ik inloggegevens voor mede-eigenaars of huurders?

Je voegt hiervoor een mede-eigenaar toe via het menupunt Mede-eigenaars. Bij de tab kan je daar dan de juiste Kavel koppelen aan de mede-eigenaar en kiezen wat voor type eigenaar dit is (eigenaar, huurder, bezoeker).

Een eigenaar kan zijn individuele afrekening niet bekijken?

Bij Instellingen > Toegangsrechten kan jij bepalen waar elke mede-eigenaar toegang tot heeft. Vink hier de juiste opties aan of uit.

Waar geef ik de leden van mede-eigendom in? 

Dit doe je via het menupunt Raad v. mede-eigendom. Vervolgens klik je op Mede-eigenaar toevoegen aan de raad van mede-eigendom. Daar kan je dan de functie (Voorzitten, bijzitter, secretaris, rekencommissaris, assistent syndicus of lid) en mede-eigenaar kiezen.

Ik ben een gebruiker van het programma via mijn professionele syndicus. Ik krijg een melding dat mijn inloggegevens foutief zijn.

Je kan een reset vragen van jouw wachtwoord via de inlogpagina.   

Hoe schakel je een oud mede-eigenaar uit zodat deze persoon geen toegang meer heeft tot het platform SyndicusOnline?

Een oud-eigenaar heeft enkel toegang tot de gegevens van het platform tot einddatum van de kavel. 

Zijn documenten altijd zichtbaar voor mede-eigenaars?

Als vrijwillige syndicus zijn de documenten altijd zichtbaar. Als Professionele syndicus kan jij dit zelf bepalen via Bestandscategorieën > eigen categorieën aanmaken en kies daar documenten.

Kan ik nog een andere mede-eigenaar toegang geven tot het SyndicusOnline beheerdersplatform?

Dat gaat. Je moet hiervoor het e-mail adres doorsturen naar support@syndicusonline.com of via de chat. Wij voegen deze dan toe voor jou.

Welke documenten kan ik verkrijgen via het programma? 

Hieronder vind je een overzicht van alle documenten die je kan verkrijgen:

• Via Boekhouding > Rapporten > Exporteren:
  • Ongeordende lijstProefsaldibalans 
  • Ongeordende lijstGedetailleerde lijst van het journaal
  • Grootboekexport
• Via Boekhouding > Afrekeningen > Klik op de afrekening naam
  • Afrekening individuele eigenaar
• Overzicht afrekening enkel in het platfrom, ook toegankelijk in eigenaarsportaal
  • Via Alg. Vergaderingen > Overzicht > Klik op de gegeven algemene vergadering.
• Verslag algemene vergadering en volmachten
  • Aanwezigheidslijsten (te exporteren tijdens de Algemene vergadering)
• Via Boekhouding > Voorschotten
  • Overzicht van een gevraagd voorschot van alle eigenaars
  • Een overzicht van het gevraagd voorschot per eigenaar. (Klik hiervoor op het voorschot en vervolgens kan je dit per eigenaar doen)

* Via Mede-eigenaars

• Een aanwezigheidslijst. Die je kan gebruiken voor bijvoorbeeld de Algemene vergadering.
• Etiketten van de eigenaars voor af te drukken.

Hoe kan men in rubriek documenten, documenten opladen zonder deze te linken aan een Vergadering?

Bij het toevoegen van een document kies je een andere categorie dan Algemene vergadering.

Is er een maximale bestandsgrootte voor uploaden van documenten?

Ja, de maximale bestandsgrootte is 100 MB.

Welke functies zijn niet beschikbaar tijdens een free trial?

Deze functies zijn niet beschikbaar:

• Starten van een Algemene vergadering.
• Afrekening opmaken.
• Mails versturen.
• Standaard agendapunten aanmaken.

Zitten alle modules in de licentie? 

Ja, alle modules zijn vervat in de licentie. Enkel het automatisch importeren via Codabox is niet inbegrepen

Is de helpdesk altijd ter beschikking en zijn hier kosten aan verbonden? 

De helpdesk is gratis! We zijn bereikbaar op werkdagen van 9 tot 17u voor technische vragen over het platform. Voor expertise over financiele, juridische of andere zaken, kan je via het creditsysteem in contact komen met de adviserende syndicus. 

Wanneer krijg ik mijn factuur van SyndicusOnline?

Van zodra je de betaling uitvoert via het platform, verkrijg je automatisch via mail een factuur. Zorg ervoor dat je facturatiegegevens juist zijn. Deze kan je aanpassen via de instellingen.

Houden jullie de vrijwillige syndicus op de hoogte van de wijzigingen in de wetgeving?

Het platform houdt zeker rekening met wetswijzigingen en informeren ook onze klanten. Voor juridische vragen, kan je steeds terecht bij de adviseren syndicus. 

Kan ik de startgegevens van 1 van de mede-eigenaars aanpassen?

Ja, dat kan je via boekhouding > boekjaar > boekjaar aanpassen > startgegevens mede-eigenaars.

Kan ik SyndicusOnline tegelijkertijd op verschillende toestellen/devices gebruiken? 

Je kan onbeperkt inloggen op het platform met verschillende devices. Let op, wanneer je tegelijkertijd in dezelfde schermen aan het werk zijn, kan het zijn dat de informatie niet meer up-to-date is zonder dat je de pagina vernieuwd.

Wordt er een Back-up gemaakt van het systeeem?

Ja, wij maken een back-up in de cloud.

Hoe worden de gegevens beschermd? 

 Bij SyndicusOnline staat de beveiliging van jouw gegevens centraal. Onze dedicated server wordt gehost binnen Europa, en we maken gebruik van de laatste versies van het besturingssysteem, database-software en framework en doen regelmatig security updates. Jouw gegevens worden waar mogelijk beveiligd met de meest recente cryptografische technieken voor maximale beveiliging. We slaan alleen de noodzakelijke gegevens voor de syndicus op en gebruiken geanonimiseerde cookies om jouw privacy te waarborgen. Jouw data is bij ons in veilige handen.

Hoe geef ik de verkoop van een appartement in? Ik moet de info aan de makelaar en notaris afgeven. Kan ik dit automatiseren?

Indien er een verkoop van een appartement is, kan je bij mede-eigenaren een nieuwe mede-eigenaar toevoegen. Bij de mede-eigenaar verkoper en mede-eigenaar koper kan je bij kavels begin- en einddatum aanpassen. Momenteel kan je geen overzicht verkrijgen uit het systeem voor makelaar voor afwikkeling van een verkoop 

Ik ben professioneel syndicus. Ik wil mijn andere gebouwen ook via het helpdesk verwerken zoals mijn gebouwen als adviserende syndicus. Is dit mogelijk zodat ik kan traceren welke gebouwen rendabel zijn? 

De helpdesk formule wordt enkel aangeboden voor de adviserende syndicus. Je kan de mails, meldingen en taken verwerken binnen SyndicusOnline. 

Kan ik mijn verzekering van Syndicus ook in SyndicusOnline zetten? 

Dat kan je doen door te gaan naar je instellingen en vervolgens de tab Verzekeringen. Hier kan je al je verzekeringen toevoegen. 

Ik heb een verzekering nodig als Syndicus. Kan SyndicusOnline mij hierbij helpen?

Wij helpen je hier graag mee! Je kan je verzekering aanvragen via deze link. Onze vaste verzekeringspartner zal jouw dan verder helpen.

Hoe breng ik een leverancier in die meerdere meters heeft (elektriciteit, water). Ik wil bij de leverancier een totaal hebben, maar toch een onderscheid kunnen zien. Breng ik 1 leverancier in of meerdere keer dezelfde? 

Meters zijn niet gekoppeld aan de boekhouding. Bij meters kan je verschillende meters in geven. 

Waar kan ik de meterstanden inbrengen?

Dit kan je doen in de linkerbalk. Indien je in de menubalk geen meterstanden ziet staan, moet je nakijken of de module geactiveerd is via je Instellingen > Modules.

Wat is het verschil tussen assistent syndicus en rekeningcommisaris?

De assistent syndicus helpt de syndicus. Het is een gewone eigenaar en heeft geen extra rechten. 

Rekeningcommisaris kan read only versie van boekhouding zien.

Als professionele syndicus heb ik een overzicht van alle gebouwen. Zie ik ook een overzicht van alle meldingen in het dashboard? 

In overzicht in het dashboard zie je:

• Nog af te punten boekingen, laatste facturen, onbetaalde voorschotten , bankrekeningen balansen van alle gebouwen
• Meldingen tabblad > alle open meldingen 

Ik wil graag een contract opmaken tussen de VME en de vrijwillige syndicus. Hoe doe ik dat?

Je vindt een voorbeeld template van een contract in jouw SyndicusOnline.

1. Ga naar briefwisseling > overzicht.
2. klik op “+ Briefwisseling aanmaken”.
3. Kies contracten bij categorie “Andere”

Daar zie je dan een voorbeeld dat je zelf kan invullen en gebruiken.