Zoek in deze pagina met Ctrl+f of Command+f om je vraag te vinden.

Kan ik de stemming van de Algemene Vergadering via SyndicusOnline doen? Zeker! Je kunt eenvoudig in de dagorde aangeven dat een stemming nodig is. Mede-eigenaars stemmen via het eigenaarsportaal, of je registreert de stemmingen zelf.

Kan ik mijn Algemene Vergadering offline uitvoeren?

Je kunt de algemene vergadering offline organiseren door de dagorde van tevoren af te drukken en stemmingen handmatig te noteren. Dit biedt een eenvoudige oplossing wanneer een internetverbinding niet beschikbaar is. Het is ook mogelijk om de vergadering hybride te houden, waarbij niet alle deelnemers online aanwezig hoeven te zijn. De syndicus moet in dit geval wel online zijn om het programma te gebruiken. We raden echter aan om de vergadering via het platform te laten verlopen. Dit maakt digitale ondertekening mogelijk en genereert automatisch een verslag, wat het proces efficiënter maakt.

Een mede-eigenaar heeft meerdere volmachten? Kan de mede-eigenaar in één keer voor alle mede-eigenaars digitaal stemmen waarvoor hij volmacht heeft?

Dat is mogelijk! Een mede-eigenaar kan inloggen op SyndicusOnline om de vergadering te volgen en stemmen uit te brengen, zowel voor zichzelf als voor zijn/haar volmachten. Belangrijke informatie: Niemand mag meer dan drie volmachten hebben, tenzij het totale aantal stemmen (eigen stemmen en die van de volmachtgevers) niet meer bedraagt dan 10% van het totaal aantal stemmen binnen de mede-eigendom. Wanneer een deelnemer meer stemmen heeft dan toegestaan, wordt stemreductie toegepast. Deze specifieke stemmingen voer je best buiten SyndicusOnline uit. Zo blijft het stemproces overzichtelijk en conform de regels.

Om een datum van een algemene vergadering te bepalen werken we met een Doodle. Kunnen we dit nog automatiseren?

Momenteel is er geen directe integratie voor dit proces. Je kunt echter een Doodle-link aanmaken en deze toevoegen aan de uitnodiging voor je algemene vergadering. Zodra de deelnemers een geschikte datum hebben gekozen via Doodle, kun je de algemene vergadering bewerken en de definitieve datum instellen.

Stemreductie, hoe werkt dit juist in SyndicusOnline?

Er mag niet een persoon meer aandelen hebben dan de som van de rest van de aanwezige aandelen op de vergadering. Dit aandeel wordt dus altijd gelijkgesteld aan de som van de andere aanwezige aandelen indien deze lager is. Het programma zorgt automatisch dat hieraan wordt voldaan.

Is het mogelijk om het forum te deactiveren?

Om de toegang tot het forum aan te passen, ga je rechtstreeks naar Instellingen in SyndicusOnline. Vervolgens open je het onderdeel Toegangsrechten. Hier kun je de optie Forum inkijken uitschakelen door het vinkje te verwijderen. Hiermee beperk je de toegang tot het forum.

Hoe kan ik nakijken of mijn mails zijn verzonden?

Je kunt verzonden e-mails terugvinden onder Communicatie en vervolgens in het Logboek. Hier krijg je een overzicht van alle verstuurde berichten.

Welke berichten komen er allemaal in mijn “postvak in”?

Hier komen de antwoorden op mails die via het programma worden uitgestuurd. Denk bijvoorbeeld aan antwoorden op de mail met een uitnodigingen voor het betalen van een voorschot.

​Als vrijwillige syndicus kan ik het forum niet zien? Hoe kan ik dit zien?

Het forum is uitsluitend toegankelijk via de eigenaarspagina. Je kunt dit bekijken door rechtsboven in het scherm op Toon eigenaarspagina te klikken.

Waarom staat een e-mail adres op ongeldig?

Dit gebeurt wanneer het e-mailadres incorrect is of wanneer e-mails verstuurd vanuit SyndicusOnline niet worden afgeleverd (of worden gebounced). Mogelijke oorzaken zijn een volle inbox, e-mails die consistent in de spam- of ongewenste map terechtkomen, of problemen met de mailserver.

Een mede-eigenaar staat op uitgeschreven. Wat betekent dit?

Als een mede-eigenaar zich heeft uitgeschreven voor e-mails, ontvangt hij/zij alleen nog mails met betrekking tot voorschotten van de syndicus. Andere e-mails, zoals berichten, meldingen en updates, worden niet meer verstuurd.

Hoe maak ik inloggegevens voor mede-eigenaars of huurders?

Om een mede-eigenaar toe te voegen, ga je naar het menu Mede-eigendom en selecteer je vervolgens Mede-eigenaars. Bij de relevante tab kun je de juiste kavel koppelen aan de mede-eigenaar en het type gebruiker instellen (bijvoorbeeld eigenaar, huurder of bezoeker). Let op: zodra de boekhouding is geactiveerd, kun je geen nieuwe gebruikers meer toevoegen. Zorg er daarom voor dat alle gebruikers correct zijn ingevoerd voordat je de boekhouding activeert.

Een eigenaar kan zijn individuele afrekening niet bekijken?

In de instellingen kun je bij Toegangsrechten bepalen waar elke mede-eigenaar toegang toe heeft. Hier kun je voor elk type gebruiker, zoals eigenaren, huurders en bezoekers, instellen welke documenten zij kunnen inzien. Door de juiste opties aan of uit te vinken, beheer je eenvoudig de toegangsrechten.

Waar geef ik de leden van mede-eigendom in?

Om een lid toe te voegen aan de raad van mede-eigendom, ga je eerst naar het menu Mede-eigendom. Selecteer vervolgens het onderdeel Raad van mede-eigendom. Hier klik je op Lid toevoegen aan de raad van mede-eigendom. Daarna kies je de functie (zoals voorzitter, bijzitter, secretaris, rekencommissaris, assistent-syndicus of lid) en selecteer je het gewenste lid.

Ik ben een gebruiker van het programma via mijn syndicus. Ik krijg een melding dat mijn inloggegevens foutief zijn.

Je kunt je wachtwoord resetten door op de inlogpagina te klikken op de optie Wachtwoord vergeten?. Volg vervolgens de instructies om een nieuw wachtwoord in te stellen.

Hoe schakel je een oud mede-eigenaar uit zodat deze persoon geen toegang meer heeft tot het platform SyndicusOnline?

Een oud-eigenaar behoudt toegang tot de gegevens op het platform tot de einddatum van de kavel. Na deze datum wordt de toegang automatisch beëindigd.

Zijn documenten altijd zichtbaar voor mede-eigenaars?

Je kunt via instellingen en bestandscategorieën bepalen wie toegang heeft tot welke documenten. Hier kun je eigen categorieën aanmaken en specifieke documenten toewijzen.

Kan ik nog een andere mede-eigenaar toegang geven tot het SyndicusOnline beheerdersplatform?

Je kunt het e-mailadres eenvoudig doorgeven via support@syndicusonline.com of de chatfunctie. Wij zorgen er vervolgens voor dat het wordt toegevoegd.

Welke documenten kan ik verkrijgen via het programma?

Hieronder vind je een overzicht van alle documenten die je kan verkrijgen:

• Via Boekhouding > Exporteren:
  • Ongeordende lijst Proef- en saldibalans
  • Ongeordende lijst gedetailleerde lijst van het journaal
  • Grootboek
  • Inventaris
• Via Boekhouding > Afrekeningen > Klik op de afrekening naam
  • Afrekening individuele eigenaar
• Overzicht afrekening enkel in het platfrom, ook toegankelijk in eigenaarsportaal
  • Via Alg. Vergaderingen > Overzicht > Klik op de gegeven algemene vergadering.
• Verslag algemene vergadering en volmachten
  • Aanwezigheidslijsten (te exporteren tijdens de Algemene vergadering)
• Via Boekhouding > Voorschotten
  • Reeds opgevraagd

* Via Mede-eigenaars > exporteren

• Een aanwezigheidslijst. Die je kan gebruiken voor bijvoorbeeld de Algemene vergadering.
• Etiketten van de eigenaars voor af te drukken.

Hoe kan men in rubriek documenten, documenten opladen zonder deze te linken aan een Vergadering?

Wanneer je een document toevoegt, selecteer je een andere categorie dan Algemene Vergadering om het correct te categoriseren.

Is er een maximale bestandsgrootte voor uploaden van documenten?

Ja, bestanden mogen maximaal 100 MB groot zijn.

Zitten alle modules in de licentie?

Ja, alle modules zijn inbegrepen in de licentie. Enkel het automatisch importeren van bankafschriften via Codabox is niet inbegrepen.

Is de helpdesk altijd ter beschikking en zijn hier kosten aan verbonden?

De helpdesk is inbegrepen en bereikbaar op werkdagen van 9 tot 17u voor technische vragen over het platform. Voor meer complexe vragen, zoals financiële of juridische kwesties, kun je via het creditsysteem contact opnemen met een adviserende syndicus. Voorbeeld van een expertisevraag over de boekhouding: “Ik moet mijn beginbalans invoeren in het platform, maar ik weet niet precies waar ik specifieke kosten en inkomsten moet toewijzen. Kunnen jullie me hierbij begeleiden?”

Wanneer krijg ik mijn factuur van SyndicusOnline?

Bij Instellingen en Facturen staat een proforma-factuur klaar. Zodra de betaling is uitgevoerd, verschijnt de definitieve factuur bij Facturen en wordt deze eveneens per e-mail verzonden.

Ik krijg een melding van een onbetaalde factuur in het platform ondanks dat ik betaald heb?

Indien je niet online via het platform hebt betaald, moeten wij deze handmatig controleren. Contacteer ons via de chat en wij helpen je hiermee verder.

Houden jullie de vrijwillige syndicus op de hoogte van de wijzigingen in de wetgeving?

Het platform zorgt ervoor dat de boekhouding voldoet aan de laatste VME-wetgeving. Eventuele wetswijzigingen worden automatisch verwerkt en relevante updates worden aan klanten gecommuniceerd. Daarnaast worden juridische wijzigingen automatisch toegevoegd aan de standaard vergaderpunten. Voor specifieke vragen kun je contact opnemen met de adviserende syndicus via het expertencentrum.

Kan ik de startgegevens van 1 van de mede-eigenaars aanpassen?

Ja, dat kan je via boekhouding > boekjaar > boekjaar aanpassen > startgegevens mede-eigenaars.

Let op: dit is alleen mogelijk voor het eerste boekjaar

Kan ik SyndicusOnline tegelijkertijd op verschillende toestellen/devices gebruiken?

Je kunt onbeperkt inloggen op het platform vanaf verschillende apparaten. Let er echter op dat als je tegelijkertijd in dezelfde schermen werkt, de informatie mogelijk niet up-to-date blijft zonder de pagina te verversen.

Wordt er een Back-up gemaakt van het systeeem?

Ja, wij maken een back-up van je gegevens in de cloud om de veiligheid en beschikbaarheid te waarborgen.

Hoe worden de gegevens beschermd?

Bij SyndicusOnline staat de beveiliging van jouw gegevens centraal. Onze dedicated server wordt gehost binnen Europa, en we maken gebruik van de laatste versies van het besturingssysteem, database-software en framework en doen regelmatig security updates. Jouw gegevens worden waar mogelijk beveiligd met de meest recente cryptografische technieken voor maximale beveiliging. We slaan alleen de noodzakelijke gegevens voor de syndicus op en gebruiken geanonimiseerde cookies om jouw privacy te waarborgen. Jouw data is bij ons in veilige handen.

Hoe geef ik de verkoop van een appartement in? Ik moet de info aan de makelaar en notaris afgeven. Kan ik dit automatiseren?

Je kunt de verkoop van een eigendom regelen via het menu “Mede-eigendom”. In dit menu navigeer je naar “Kavels” en kies je de optie “Verkoop kavel”. Het platform begeleidt je stap voor stap bij de administratieve afhandeling van de verkoop. Zodra de koper bekend is, kun je de verkoopgegevens invoeren in het systeem. Vervolgens moet je de verkochte kavels aanduiden binnen het platform. Aan het einde van het stappenplan bevestig je alle ingevoerde gegevens om de verkoop definitief vast te leggen.

Kan ik mijn verzekering van Syndicus ook in SyndicusOnline zetten?

Je kunt dit doen door naar Instellingen te gaan en vervolgens naar Verzekeringen. Hier kun je al je verzekeringen toevoegen.

Ik heb een verzekering nodig als Syndicus. Kan SyndicusOnline mij hierbij helpen?

Wij helpen je hier graag mee! Je kunt je verzekering aanvragen via het Expertencentrum, waar je direct in contact kunt treden met een onafhankelijke verzekeringsmakelaar die je verder zal helpen.

Kan ik meters registreren of meterstanden invoeren in SyndicusOnline?

Nee, het is niet mogelijk om meters te registreren of meterstanden in te voeren in SyndicusOnline. Ook kunnen meterstanden niet gekoppeld worden aan leveranciers.

Wat is het verschil tussen assistent syndicus en rekeningcommisaris?

De assistent syndicus helpt de syndicus. Het is een gewone eigenaar en heeft geen extra rechten. De Rekeningcommisaris kan een read only versie van boekhouding zien.

Ik wil graag een contract opmaken tussen de VME en de vrijwillige syndicus. Hoe doe ik dat?

Je vindt een voorbeeld template van een contract in jouw SyndicusOnline.

1. Ga naar communicatie > briefwisseling
2. klik op “+ Briefwisseling aanmaken”.
3. Kies contracten bij categorie “contracten”

Daar zie je dan een voorbeeld dat je zelf kan invullen en gebruiken.